Terminkalender und Kapazitäten einrichten

Der Terminkalender zeigt alle Termine Ihres Teams an einem Ort und berücksichtigt die Kapazitäten, die Sie festgelegt haben: An einem vollen oder geschlossenen Tag lässt sich nicht direkt ein Termin anlegen. Dieser Artikel erklärt den Kalender und die Kapazitätseinstellungen.

Bevor Sie beginnen

• Legen Sie die Orte für Termine unter Stammdaten → Standort und die Eingriffe unter Stammdaten → Eingriff an.
• Damit Termine angelegt werden können, braucht jeder Eingriff ein Teilnehmerlimit: Wählen Sie unter Stammdaten → Eingriff → Eingriff den Eingriff, klicken Sie auf Limit für Eingriffsteilnehmer am Termin und geben Sie an, wie viele Personen eines Teilnehmertyps (z. B. Fachkraft, Assistenz) höchstens am Termin teilnehmen.

Kalender nutzen

1. Öffnen Sie im linken Menü Termin → Terminkalender. Für Ihre eigenen Termine nutzen Sie Eigener Terminkalender.
2. Wählen Sie oben die Ansicht Tag, Woche, Monat oder Agenda. Mit Filtern grenzen Sie nach Eingriffstyp, verantwortlichem Benutzer oder Teilnehmern ein.
3. Für einen neuen Termin klicken Sie auf eine freie Stelle im Kalender oder ziehen mit der Maus einen Zeitraum auf.
4. Um einen Termin zu verschieben, ziehen Sie ihn; um die Dauer zu ändern, ziehen Sie an seiner Unterkante. Klicken Sie im Fenster Termin verschieben? auf Verschieben.

In den Tagesköpfen sehen Sie geschlossene Tage, das verbleibende Limit und die Zahl der Termine. Die Seitenleiste listet die Termine des gewählten Tages. Stornierte Termine blenden Sie mit Stornierte ausblenden aus.

Als Liste sehen Sie Termine unter Terminliste oder Eigene Terminliste. Auch in der Interessentenliste können Sie einen Datensatz wählen und mit Einzelnen Termin erstellen einen Termin anlegen.

Kapazitätslimits

Limits legen Sie täglich, wöchentlich und monatlich fest. Ein Tag mit dem Limit 3 nimmt höchstens 3 Termine an.

• Standort: Wählen Sie unter Stammdaten → Standort → Standort den Ort und klicken Sie auf Terminlimit.
• Eingriff: Wählen Sie unter Stammdaten → Eingriff den Eingriffstyp oder den Eingriff und klicken Sie auf Terminlimit.
• Benutzer: Öffnen Sie die Person in der Liste Benutzer und wechseln Sie zum Tab Terminlimit.

Aktivieren Sie bei einem Eingriffstyp den Schalter Limitprüfung ausschließen?, werden Termine dieses Typs nicht gezählt und durch Limits nicht blockiert.

Geschlossene Tage

• Für die ganze Firma: Einstellungen → Globale geschlossene Tage (Wochentage) und Einstellungen → Globale benutzerdefinierte geschlossene Tage (bestimmte Daten, auf Wunsch nur für einen Eingriffstyp).
• Pro Person: die Tabs Geschlossene Tage und Benutzerdefinierte geschlossene Tage in den Benutzerdetails.

Geschlossene Tage sind im Kalender markiert und beim Anlegen eines Termins nicht wählbar.

Zur Genehmigung senden

Muss ein Termin in eine Zeit mit erreichtem Limit und haben Sie die Berechtigung dazu, klicken Sie im Fenster Termin genehmigen, das beim Speichern erscheint, auf Senden. Der Termin wird mit dem Status Ausstehende Freigabe gespeichert, und der Firmenadministrator erhält eine Benachrichtigung. Erscheint beim Verschieben im Kalender der Hinweis Dieser Zeitpunkt ist nicht verfügbar, können Sie ebenfalls Zur Genehmigung senden nutzen.

Benutzer mit Freigabeberechtigung wählen den Termin in der Liste Termin → Termin wartet auf Freigabe und klicken auf Termin genehmigen.

Häufige Fragen

Können Termine im Google Kalender erscheinen?

Ja. Nachdem Sie Ihr Google-Konto verbunden haben, übertragen Sie Termine aus der Terminliste in den Google Kalender: Google Kalender verbinden.