Angebote erstellen und senden

In Docvivo wird ein Angebot für einen Interessenten erstellt und dem Kunden als Link gesendet. Der Kunde öffnet das Angebot über den Link und kann es dort annehmen oder ablehnen. Dieser Artikel zeigt den Weg eines Angebots von Anfang bis Ende.

Bevor Sie beginnen

• Angebotsvorlagen legen Sie unter Stammdaten → Angebot → Angebotsvorlage an. Jede Vorlage hat eine Sprache.
• Die Eingriffe (Leistungen), die Sie ins Angebot aufnehmen, müssen im Bereich Stammdaten → Eingriff angelegt sein.
• Häufig genutzte Pakete aus Eingriffen und Preisen speichern Sie vorab unter Stammdaten → Angebot → Schnellangebot.

Angebot vorbereiten

1. Wählen Sie den Datensatz in der Liste Interessent und klicken Sie auf Angebot anlegen. Fehlen im Interessenten Angaben, werden Sie zuerst gebeten, diese zu ergänzen.
2. Prüfen Sie das Feld Verantwortlicher Benutzer. Optional geben Sie Beschreibung, Interne Angebotsbeschreibung und Gültigkeit des Angebots ein. Die interne Beschreibung sieht der Kunde nicht.
3. Wählen Sie im Tab Angebotsvorlage eine Vorlage. Vorlagen in der Sprache des Kunden stehen ganz oben, die übrigen unter Weitere Angebotsvorlagen. Für ein fertiges Paket wechseln Sie zum Tab Schnellangebot.
4. Klicken Sie auf Angebot anlegen. Das Angebot wird als Entwurf gespeichert, und die Bearbeitungsansicht öffnet sich.
5. Wählen Sie die Währung und geben Sie im Feld Eingriff die Eingriffe und Beträge ein. Möchten Sie eine Anzahlung, tragen Sie den Anzahlungsbetrag ein; bei Bedarf fügen Sie Dateien hinzu.
6. Klicken Sie auf Aktualisieren. Das Angebot wird gespeichert, und die Vorschau öffnet sich in einem neuen Tab.

Jedes Angebot wird in genau einer Währung erstellt. Mit dem Anlegen des Angebots wechselt der Interessent automatisch in den Angebotsstatus Ihrer Firma. Siehe Status und Pflichtablauf.

An den Kunden senden

1. Wählen Sie das Angebot auf der Vorschauseite oder in der Angebotsliste und klicken Sie auf Kopieren. Der Link zum Angebot wird in Ihre Zwischenablage kopiert.
2. Senden Sie den Link per WhatsApp, Instagram oder E-Mail an den Kunden.
3. Markieren Sie das Angebot über die entsprechende Schaltfläche auf der Vorschauseite als gesendet.

Mit den Schaltflächen Drucken und Herunterladen auf derselben Seite erhalten Sie das Angebot als PDF.

Wenn der Kunde das Angebot öffnet

• Öffnet der Kunde den Link, wechselt der Status des Angebots auf Vorschau. Je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen erhält auch der Verantwortliche des Angebots eine Benachrichtigung.
• Der Kunde sieht auf der Seite die Schaltflächen Angebot annehmen und Angebot ablehnen. Lehnt er ab, wählt er einen Grund.
• Angenommene Angebote erhalten den Status Angenommen. Wählen Sie das Angebot und legen Sie mit Termin anlegen die Termine an; sobald die Termine angelegt sind, ist das Angebot Abgeschlossen.
• Mit entsprechender Berechtigung nehmen Sie das Angebot über das Kästchen Angebot angenommen? in der Bearbeitungsansicht im Namen des Kunden an.

Änderungen und Überarbeitungen

• Entwürfe sowie angelegte oder zurückgezogene Angebote ändern Sie mit Bearbeiten und Preis bearbeiten.
• Ein angenommenes Angebot machen Sie mit Angebot neu terminieren wieder bearbeitbar.
• Bei einem abgeschlossenen Angebot öffnet Angebot überarbeiten eine neue Version; das bestehende Angebot und seine Termine werden gelöscht und neu angelegt. Die alte Version sehen Sie mit Früheres Angebot in der Vorschau.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn das Gültigkeitsdatum abläuft?

Das Gültigkeitsdatum steht als Information auf dem Angebot. Nach Ablauf wird das Angebot nicht automatisch geschlossen.

Wie wird die Anzahlung erfasst?

Der im Angebot eingetragene Anzahlungsbetrag wird beim Anlegen der Termine aus dem Angebot als bereits vereinnahmt auf die Einnahmebuchungen der Termine verteilt.