Termin-Nachverfolgung per WhatsApp einrichten

Eine Termin-Nachverfolgung besteht aus WhatsApp-Nachrichten, die Sie für einen Termin vorbereiten und die zum passenden Zeitpunkt automatisch gesendet werden: Termininfo, Erinnerung, Pflegehinweise nach dem Termin und Ähnliches. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Nachrichten mit einer Vorlage einrichten und für einen Termin starten.

Bevor Sie beginnen

• Die Nachrichten werden über eine WhatsApp-Sitzung gesendet, die für Ihre Firma eingerichtet und verbunden ist. Für die Einrichtung der Sitzung kontaktieren Sie unser Team.
• Die Nachverfolgung wird über den Kundendatensatz des Termins gestartet, und die Nachrichten gehen an dessen Telefonnummer.

Vorlage anlegen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Termin-Nachverfolgung → Vorlage Termin-Nachverfolgung und klicken Sie auf Neu.
2. Geben Sie Name, Beschreibung und den Eingriffstyp ein, für den die Vorlage gilt.
3. Bereiten Sie im Bereich Elemente der Termin-Nachverfolgung die erste Nachricht vor:
   • Schreiben Sie den Nachrichtentext für jede Sprache.
   • Wählen Sie unter Zeitplan Termin-Nachverfolgung eine der Optionen Termin erstellt, Vor dem Termin, Nach dem Termin oder Vor und nach dem Termin.
   • Für „vor“ oder „nach“ geben Sie die Dauer im Feld Stunde ein oder klicken auf eine der fertigen Schaltflächen wie 1 Stunde, 1 Tag, 1 Woche oder 1 Monat.
   • Optional fügen Sie pro Sprache ein Bild, eine Audiodatei, ein Video oder ein Dokument hinzu und geben Dateiname und Beschreibung ein.
4. Für weitere Nachrichten klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen die Schritte.
5. Aktivieren Sie den Schalter Aktiv und klicken Sie auf Anlegen.

Schreiben Sie diese Platzhalter in den Nachrichtentext, werden sie beim Senden durch die echten Angaben ersetzt: #PatientName# für den Namen des Kunden, #OperationName# für den Eingriff, #AppointmentDate# für Datum und Uhrzeit des Termins, #LocationName# für den Ort und #OwnerName# für den Verantwortlichen des Datensatzes.

Nachverfolgung starten

1. Öffnen Sie die Details des Termins und klicken Sie auf Termin-Nachverfolgung starten.
2. Wählen Sie die Versandart: WhatsApp Direct sendet die Nachrichten direkt an die Nummer des Kunden. WhatsApp Group nutzt für den Termin eine WhatsApp-Gruppe. Sie wählen eine bestehende Gruppe oder gründen eine neue, indem Sie einen WhatsApp-Gruppenname eingeben und die Mitglieder aus Kunde, Verantwortlichem und Terminteilnehmern wählen.
3. Füllen Sie Titel, Beschreibung, Vorlage Termin-Nachverfolgung und Sprache aus. Das Feld Sprache ist mit der Sprache des Kundendatensatzes vorbelegt, Sie können sie ändern. Die Nachrichten gehen mit dem Text in der gewählten Sprache raus.
4. Wählen Sie im Feld WhatsApp-Sitzung die Sitzung, über die gesendet wird. Nur verbundene Sitzungen sind wählbar.
5. Klicken Sie auf Termin-Nachverfolgung starten.

Nachrichten mit dem Zeitpunkt Termin erstellt gehen sofort raus, die übrigen zu ihrem Zeitpunkt. Ändert sich das Datum des Termins, werden die Sendezeiten neu berechnet.

Nachverfolgung überwachen und stoppen

Alle gestarteten Nachverfolgungen sehen Sie in der Liste Termin → Termin-Nachverfolgungen. Wählen Sie eine aus:

• Elemente der Termin-Nachverfolgung zeigt für jede Nachricht das Sendedatum, gegebenenfalls die Fehlermeldung und die Zahl der Versuche.
• Stopp hält die Nachverfolgung an; die restlichen Nachrichten werden nicht gesendet.
• Sitzung neu starten setzt eine gestoppte Nachverfolgung dort fort, wo sie aufgehört hat; bereits gesendete Nachrichten gehen nicht erneut raus.

Häufige Fragen

Wirkt sich eine Änderung der Vorlage auf laufende Nachverfolgungen aus?

Ja. Laufende Nachverfolgungen sind an die Vorlage gebunden; Änderungen an der Vorlage gelten für alle noch nicht gesendeten Nachrichten.