Docvivo im Überblick
So wird in Docvivo CRM aus einer Nachricht ein Interessent, ein Angebot und ein Termin, und wofür die Bereiche im linken Menü da sind: ein kurzer Überblick.
3 Min. LesezeitAktualisiert: 8. Oktober 2026
Mit Docvivo begleiten Sie Kunden, die per Nachricht oder Werbeformular kommen, von der ersten Nachricht bis zum Termin in einem einzigen Datensatz. Dieser Artikel erklärt den grundlegenden Ablauf in Docvivo und wofür die Menüs da sind. Wenn Sie neu sind, fangen Sie hier an.
Der Weg eines Kunden durch Docvivo
- Eine Nachricht kommt an. Nachrichten an Ihre Instagram-, Facebook-Messenger- und WhatsApp-Business-Konten landen im gemeinsamen Posteingang im Menü Meta. Der Chat wird über die Meta-Pipeline einem Vertreter zugewiesen; auf Wunsch geht auf die erste Nachricht eine automatische Begrüßung raus.
- Ein Interessent entsteht. Ein Interessent ist der Datensatz einer Person, aus der ein Verkauf werden kann. Für Personen, die zum ersten Mal per WhatsApp schreiben, und für alle, die ein Meta-Werbeformular ausfüllen, wird der Datensatz automatisch angelegt. Bei Instagram und Messenger legt der Vertreter ihn mit einem Klick aus dem Chat an. Interessenten können Sie auch manuell, aus Excel oder aus Google Kontakte hinzufügen.
- Der Status rückt vor. Jeder Interessent durchläuft die Status, die Sie festgelegt haben. Für Datensätze, die in einer bestimmten Zeit nicht vorankommen, erhalten Sie eine Warnung.
- Ein Angebot geht raus. Das Angebot, das Sie aus einer Vorlage erstellen, erhält der Kunde als Link. Öffnet der Kunde den Link, nimmt er das Angebot an oder lehnt er es ab, ändert sich der Status des Angebots.
- Ein Termin entsteht. Aus einem angenommenen Angebot oder direkt aus dem Interessenten wird ein Termin angelegt. Der Kalender berücksichtigt die Limits für Standorte, Eingriffe und Benutzer. Für die Zeit vor und nach dem Termin können Sie WhatsApp-Follow-up-Nachrichten einrichten.
- Alles fließt in die Berichte ein. Dashboard und Vertreterleistung zeigen all diese Schritte in Zahlen.
Was finden Sie im linken Menü?
| Menü | Wofür? |
|---|---|
| Dashboard | Übersichten zu Terminen, Interessenten und Angeboten, anstehende Termine |
| Termin | Terminkalender und -listen, Termine, die auf Freigabe warten, Follow-up-Nachrichten |
| Berichte | Verkaufs- und Fortschrittsberichte, Vertreterleistung |
| Benutzer | Ihre Teammitglieder und ihre persönlichen Einstellungen |
| Interessent | Interessentenlisten, Statuswarnungen, Papierkorb |
| Angebot | Alle Angebote und Ihre eigenen Angebote |
| Erinnerungen | Notizen und Erinnerungen zu Datensätzen |
| Meta | Posteingang für Instagram, Messenger und WhatsApp |
| Stammdaten | Status, Pipelines, Eingriffe, Standorte, Angebots- und Follow-up-Vorlagen |
| Integrationen | Verbindungen zu WhatsApp Business, Instagram, Facebook und Google |
| Einstellungen | Sprache und Design, Firmendaten, geschlossene Tage, IP-Beschränkung, Abonnement |
Kundendatensätze für Personen, die einen Termin vereinbart haben, werden in einem eigenen Menü geführt.
Mit Listen arbeiten
Die meisten Listen in Docvivo funktionieren gleich: Für einen neuen Datensatz klicken Sie auf Neu. Klicken Sie auf eine Zeile, öffnen sich die Aktionen für diesen Datensatz (Bearbeiten, Löschen und weitere). Mit Filtern und Datumsoptionen grenzen Sie die Liste ein.
Häufige Fragen
Womit fange ich an?
Erstellen Sie zuerst Ihr Konto und nehmen Sie die ersten Einstellungen vor, dann verbinden Sie Ihre WhatsApp-Nummer.
Wo bekomme ich Hilfe, wenn ich nicht weiterkomme?
Im Hilfezentrum unten im linken Menü erstellen Sie ein Neues Ticket. Unser Team erreichen Sie auch über unsere Kontaktseite.