Benutzer anlegen, Rollen und Berechtigungen

Damit Ihr Team gemeinsam mit Docvivo arbeitet, legen Sie jede Kollegin und jeden Kollegen als Benutzer an. Die Rolle eines Benutzers bestimmt, welche Menüs er sieht und welche Aktionen er ausführen darf. Dieser Artikel erklärt das Anlegen von Benutzern, die Rollen und die benutzerbezogenen Einstellungen.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Rolle braucht die Berechtigung zur Benutzerverwaltung.
• Ihr Paket hat ein Benutzerlimit. Die Auslastung sehen Sie unter Einstellungen → Abonnement. Ist das Limit erreicht, können Sie zusätzliche Benutzer hinzubuchen, ohne Ihr Paket zu wechseln.

Benutzer anlegen

1. Öffnen Sie im linken Menü Benutzer und klicken Sie auf Neu.
2. Füllen Sie Benutzername, Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer aus. Optional fügen Sie einen Avatar und eine Ausweisnummer hinzu.
3. Geben Sie in Passwort und Passwort wiederholen ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein.
4. Wählen Sie unter Rollen eine oder mehrere Rollen für den Benutzer.
5. Klicken Sie auf Anlegen.

Der neue Benutzer meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse und dem festgelegten Passwort an. Empfehlen Sie ihm, das Passwort nach der ersten Anmeldung unter Profil → Passwort ändern zu ändern.

Rollen und Berechtigungen

• Die Rolle bestimmt, welche Menüs und Datensätze ein Benutzer sieht. Öffnet er eine Seite ohne Berechtigung, erscheint der Hinweis „Sie haben keine Zugriffsberechtigung für dieses Modul“.
• Viele Listen gibt es zweimal: eine mit allen Datensätzen und eine, die nur die eigenen Datensätze des Benutzers zeigt, etwa Eigene Interessenten, Eigenes Angebot oder Eigene Terminliste. Welche er sieht, hängt von seiner Rolle ab.
• Die Rollen sind für Ihre Firma vordefiniert. Brauchen Sie eine neue Rolle mit anderen Berechtigungen, kontaktieren Sie unser Team.

Benutzer bearbeiten, sperren, löschen

Klicken Sie in der Liste Benutzer auf eine Person, öffnen sich die Aktionen:

• Bearbeiten: ändert Angaben und Rollen.
• Sperren: stoppt die Anmeldung des Benutzers, seine Datensätze bleiben erhalten. Mit Aktivieren geben Sie den Zugang wieder frei.
• Löschen: entfernt den Benutzer aus der Liste. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.
• Leistungsdiagramm: zeigt Diagramme zu Angeboten, Terminen und Interessenten im gewählten Zeitraum.

Benutzerbezogene Einstellungen

Öffnen Sie die Details eines Benutzers mit Detail, verwalten Sie in den Tabs links seine persönlichen Einstellungen. Häufig genutzt:

• Datenquelle: die dem Benutzer zugewiesenen Datenquellen. Rollen, die nur eigene Datenquellen sehen, richten sich nach dieser Liste.
• Terminlimit: das tägliche, wöchentliche und monatliche Terminlimit des Benutzers.
• Geschlossene Tage und Benutzerdefinierte geschlossene Tage: Wochentage und Zeiträume, an denen der Benutzer keine Termine annimmt.
• Benachrichtigungseinstellungen: welche Benachrichtigungen der Benutzer über welchen Kanal und in welcher Sprache erhält.
• Passwort ändern: um einem Benutzer, der sein Passwort vergessen hat, ein neues festzulegen.

Welche Tabs Sie sehen, hängt von den Berechtigungen Ihrer Rolle ab.

Häufige Fragen

Warum sieht ein Benutzer manche Menüs nicht?

Menüs werden nach den Berechtigungen der Rolle angezeigt. Prüfen Sie, ob der Benutzer die richtige Rolle hat.

Ein Benutzer hat sein Passwort vergessen

Legen Sie im Tab Passwort ändern in den Benutzerdetails ein neues Passwort fest und teilen Sie es ihm mit.