Pipeline erstellen und reihum verteilen

Eine Pipeline ist die Warteschlange, die entscheidet, welcher Vertreter einen neuen Datensatz erhält. In Docvivo gibt es zwei Arten: die Pipeline, die Interessenten verteilt, und die Meta-Pipeline, die Instagram-, Messenger- und WhatsApp-Chats verteilt. Dieser Artikel behandelt beide.

So funktioniert die Warteschlange

• Die Vertreter in der Liste Pipeline-Warteschlangenbenutzer erhalten Datensätze in der Reihenfolge, die Sie per Drag-and-drop festlegen. Nach jeder Zuweisung ist die nächste Person an der Reihe; am Ende der Liste geht es wieder von vorne los.
• Ein Vertreter, den Sie als Pausiert markieren, wird übersprungen, wenn er an der Reihe ist. So nehmen Sie jemanden im Urlaub heraus, ohne ihn aus der Warteschlange zu löschen.
• Ist niemand in der Warteschlange, geht der Datensatz an den Benutzer, der in der Pipeline als Verantwortlicher Benutzer eingetragen ist.

Interessenten-Pipeline erstellen

1. Öffnen Sie im linken Menü Stammdaten und klicken Sie im Bereich Pipeline auf Pipeline.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Füllen Sie Name, Beschreibung, Sprache, Verantwortlicher Benutzer, Datenquelle und Eingriffstyp aus.
4. Fügen Sie im Feld Pipeline-Warteschlangenbenutzer die Vertreter hinzu und sortieren Sie sie im Tab Liste per Drag-and-drop.
5. Optional geben Sie im Feld Sitzungsminute eine Dauer in Minuten ein. Kommt dieselbe Telefonnummer innerhalb dieser Zeit erneut in dieselbe Pipeline, wird kein neuer Datensatz angelegt. Doppelt abgeschickte Webformulare landen so nicht bei zwei Vertretern.
6. Klicken Sie auf Anlegen.

Pro Kombination aus Datenquelle, Eingriffstyp und Sprache können Sie nur eine Pipeline anlegen. Docvivo wählt die Pipeline, die am besten zu Datenquelle, Eingriffstyp und Sprache des eingehenden Datensatzes passt. Für jede neue Datenquelle wird außerdem automatisch eine allgemeine Pipeline ohne Sprache und Eingriffstyp angelegt. Datensätze ohne genau passende Pipeline landen dort, also beim Verantwortlichen der Datenquelle.

Welche Datensätze laufen über die Pipeline?

• Anfragen aus Formularen auf Ihrer Website, die über Einstellungen → Zugriffsschlüssel → Pipeline-Zugriffsschlüssel eingehen, werden reihum nach der Warteschlange verteilt.
• Interessenten, die Sie in der Interessentenliste auswählen und mit Interessent zur Pipeline hinzufügen übergeben, werden ebenfalls reihum verteilt.
• Anfragen aus Meta-Lead-Ads-Formularen und Personen, die Ihrer WhatsApp-Nummer zum ersten Mal schreiben, gehen an den ersten nicht pausierten Vertreter in der Warteschlange der passenden Pipeline.
• Datensätze, die Sie in der Liste Interessent manuell mit Neu anlegen, laufen nicht über die Pipeline. Verantwortlich ist der Benutzer, den Sie im Formular wählen.

Chats mit der Meta-Pipeline verteilen

Die Meta-Pipeline bestimmt, welchem Vertreter ein Chat zugewiesen wird, wenn eine Person Ihrem Konto zum ersten Mal schreibt. Richten Sie nach dem Verbinden eines Kanals unbedingt eine Meta-Pipeline für dessen Datenquelle ein.

1. Öffnen Sie im linken Menü Meta und klicken Sie über der Chatliste auf die Karte Meta-Tools.
2. Wechseln Sie zum Tab Meta-Pipeline und klicken Sie auf Neu.
3. Wählen Sie Name, Beschreibung, Verantwortlicher Benutzer und die Datenquelle, die der Kanal verwendet.
4. Möchten Sie Chats nach Sprache trennen, wählen Sie eine Sprache. Bleibt das Feld leer, gilt die Pipeline für alle Sprachen dieser Datenquelle.
5. Fügen Sie Vertreter zur Warteschlange hinzu und sortieren Sie sie. Im Tab Limit legen Sie für jeden Vertreter ein Tages-, Wochen- und Monatslimit für Chats fest; wer sein Limit erreicht hat, wird übersprungen.
6. Speichern Sie.

Häufige Fragen

Wie nehme ich eine ausgeschiedene Person heraus?

Nehmen Sie den Benutzer aus allen Pipeline-Warteschlangen, bevor Sie ihn löschen oder sperren. Sonst können ihm weiterhin neue Datensätze zugewiesen werden.

Worauf muss ich bei Limits achten?

Das Wochenlimit muss größer sein als das Tageslimit und das Monatslimit größer als das Wochenlimit. Sonst wird das Formular nicht gespeichert.